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Édition en ligne de documents

Nextcloud intègre un éditeur de document accessible par son interface web (en fonction des installations, il peut s’agir de Collabora ou d’OnlyOffice). Cet éditeur s’utilise de la même manière que Microsoft Office, LibreOffice ou autres traitements de textes. Il permet de créer ou de modifier des documents directement dans le navigateur seul ou à plusieurs auteurs en simultané.

Comment y accéder ?

Il suffit de se rendre à l’emplacement du fichier depuis l’interface web de Nextcloud,

  • soit en passant par l’interface web de Nextcloud et en navigant dans les dossiers jusqu’au fichier concerné,
  • soit, directement depuis votre ordinateur, en faisant un clic droit sur le fichier que vous souhaitez modifier et en choisissant Nextcloud > Ouvrir dans le navigateur (ou Nextcloud > Modifier en fonction du type de fichier)

Une fois dans le navigateur, cliquez sur le document, il devrait s’ouvrir dans l’éditeur en ligne.

Comment écrire à plusieurs ?

Il suffit de se rendre dans l’éditeur en ligne en même temps.

Indiquer rapidement un document

Il est possible d’envoyer un lien direct vers un document. Sur votre ordinateur, faites un clic droit sur le document et choisissez Nextcloud > Copier le lien interne. Il vous suffit ensuite de le coller dans un message, le destinataire n’aura qu’à cliquer sur le lien pour retrouver directement le document dans son navigateur.

Dans quels cas privilégier l’édition en ligne ?

Pour des documents très souvent modifiés par plusieurs personnes, il est utile de prendre le réflexe de ne le modifier qu’en ligne, cela permettra d’éviter le risque de conflits de versions. En effet, si plusieurs personnes modifient le même document en ligne, il n’y aura pas de conflits. Il suffit par contre d’une seule modification locale enregistrée en même temps qu’une autre (en local ou en ligne) pour qu’il y ait un conflit.

Quand privilégier l’éditeur en ligne

  • Pour travailler à plusieurs sur un même fichier.
  • Pour que le document soit enregistré automatiquement et directement sur le cloud, quel que soit l’appareil sur lequel on travaille.
  • Pour éditer des documents fréquemment modifiés par plusieurs personnes, afin d’éviter des conflits de versions.

Dans quels cas faut-il l’éviter ?

L’éditeur en ligne est un traitement de texte complet, mais il n’a pas certaines des fonctions avancées qu’ont les suites bureautiques. Pour cette raison, lorsque les documents ont des mises en pages complexes, il vaut mieux éviter de les ouvrir dans l’éditeur en ligne. Pour la même raison, il vaut mieux de pas ouvrir en ligne les tableurs qui ont des macros ou des formules très complexes.

Quand éviter l’éditeur en ligne ?

  • Pour des documents qui ont des mises en pages avancées.
  • Lorsqu’un fichier contient des macros ou des formules complexes.

Tester le document

En cas de doute, dupliquez le document et ouvrez la copie dans l’éditeur en ligne, vérifier qu’il n’écrase pas une mise en page existante et tienne compte des éventuelles formules ou macros. Si un document a été enregistré par l’éditeur en ligne et que des informations ont été écrasées, voyez comment retrouver l’ancienne version du document.


Dernière mise à jour : 15 juin 2021

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